対象
日常業務時間を使っている工程から選びます業務の流れ
社外連携を、業務ラインに入れる
取引先、協力会社、利用者、行政、加盟店との確認、承諾、使用許可、手配を、担当者の連絡ではなく事業が進む状態として扱えるようにします。 社内業務だけでなく、取引先、協力会社、利用者が関わる流れにも置き換えられます。
報告状態化承認条件化連携自動化請求前確認
報告
承認
連携
請求
01
承諾や手配の進捗が担当者に残る報告記録
02
社外先ごとに連絡方法が違う承認条件
03
完了確認が請求や記録へ渡らない社外連携
条件
次工程次へ渡す状態を揃えます効果
滞留削減確認待ちと差戻しを減らしますよくある状態
この業務を変えるタイミング
社外連携が、人の確認に戻っている
「承諾や手配の進捗が担当者に残る」「社外先ごとに連絡方法が違う」が起きていれば、この業務は個人の注意力ではなく、業務基盤として整える余地があります。
完了後に集める情報ではなく、途中状態として扱える情報へ変えることで、確認と差戻しを減らせます。完了結果より、途中の止まり方
社外先と確認内容と承諾と期限を把握し、どこで正常、差戻し、期限超過、確認待ちになるかを分けます。
ここが分かると、画面、通知、承認、記録、請求前確認の作る順番を決めやすくなります。情報が揃っていなくても、最初の範囲へ進める
利用中の仕組み、関係者、連絡手段、承認者、記録先、止まると困るタイミングを共有いただければ、最初に扱う範囲を絞れます。
事業の進行を止めている場所から始め、大きな要件定義へ進む前の材料を作れます。直した後に、どの業務へ渡すかまで決める
誰が、いつ、何を確認しているかを、管理者が追いかけずに把握できる形にします。 共有できる手配や確認を、同業向け支援、取引先ポータル、公開プロジェクトへ展開しやすくします。
単独の改善で終わらせず、承認、請求、KPI、保守改善へつながる情報として残します。変化
直した後に残る変化
単独機能の導入ではなく、業務が事業全体の基幹業務として進む流れへ移ることを重視します。
誰が、いつ、何を確認しているかを、管理者が追いかけずに把握できる形にします。
共有できる手配や確認を、同業向け支援、取引先ポータル、公開プロジェクトへ展開しやすくします。
プロジェクトで使う場合
社外連携は、関係者が増えるほど効きます
公開プロジェクトでは、社内担当者だけでなく、取引先、協力会社、支援者、利用者が同じ流れに関わります。誰が、いつ、何を返すと次へ進むかを決めておくことで、手配と確認が止まりにくくなります。
製品・SaaS
既存製品・SaaSを活かす
最初から独自開発だけに寄せず、既存環境で使える製品、残す製品、つなぐ製品を確認してから構築範囲を絞ります。
Salesforce / Dynamics 365 Field Service / ServiceNow
作業指示、現場担当、スケジュール、外部先、問い合わせが絡む場合は、フィールドサービス管理の考え方も参照します。
承諾URL / QR / メール通知
社外先にログインを強制しないほうがよい業務では、専用URL、QR、メール通知、期限管理を組み合わせます。
次の一歩
この業務で重くなっている場所を共有してください。
利用中の業務システム、重くなっている作業、関係者、社外連携、承認や記録の流れをもとに、作る範囲を絞ります。