対象
日常業務時間を使っている工程から選びます業務の流れ
報告・記録を、次工程の状態にする
日報、報告書、現場記録、添付資料、証跡を集めてから判断する業務を、入力された時点で状態が残り、品質確認、承認、手配、請求前確認、改善へ渡せる基幹業務の流れに変えます。 社内業務だけでなく、取引先、協力会社、利用者が関わる流れにも置き換えられます。
報告状態化承認条件化連携自動化請求前確認
報告
承認
連携
請求
01
報告を待たないと状況が分からない報告記録
02
最新版や添付資料の確認で止まる承認条件
03
記録が請求や改善へ渡らない社外連携
条件
次工程次へ渡す状態を揃えます効果
滞留削減確認待ちと差戻しを減らしますよくある状態
この業務を変えるタイミング
報告・記録が、人の確認に戻っている
「報告を待たないと状況が分からない」「最新版や添付資料の確認で止まる」が起きていれば、この業務は個人の注意力ではなく、業務基盤として整える余地があります。
完了後に集める情報ではなく、途中状態として扱える情報へ変えることで、確認と差戻しを減らせます。完了結果より、途中の止まり方
状態が生まれる場所と次工程へ渡す条件を把握し、どこで正常、差戻し、期限超過、確認待ちになるかを分けます。
ここが分かると、画面、通知、承認、記録、請求前確認の作る順番を決めやすくなります。情報が揃っていなくても、最初の範囲へ進める
利用中の仕組み、関係者、連絡手段、承認者、記録先、止まると困るタイミングを共有いただければ、最初に扱う範囲を絞れます。
事業の進行を止めている場所から始め、大きな要件定義へ進む前の材料を作れます。直した後に、どの業務へ渡すかまで決める
報告内容を次の品質確認、承認、手配、請求前確認、改善判断へ渡せる状態にします。 確認済み、差戻し、未処理、添付不足を案件や現場の状態として追えるようにします。
単独の改善で終わらせず、承認、請求、KPI、保守改善へつながる情報として残します。変化
直した後に残る変化
単独機能の導入ではなく、業務が事業全体の基幹業務として進む流れへ移ることを重視します。
報告内容を次の品質確認、承認、手配、請求前確認、改善判断へ渡せる状態にします。
確認済み、差戻し、未処理、添付不足を案件や現場の状態として追えるようにします。
プロジェクトで使う場合
報告・記録は、関係者が増えるほど効きます
公開プロジェクトでは、社内担当者だけでなく、取引先、協力会社、支援者、利用者が同じ流れに関わります。誰が、いつ、何を返すと次へ進むかを決めておくことで、手配と確認が止まりにくくなります。
製品・SaaS
既存製品・SaaSを活かす
最初から独自開発だけに寄せず、既存環境で使える製品、残す製品、つなぐ製品を確認してから構築範囲を絞ります。
SharePoint / Teams / Power Automate
ファイル、報告、通知、承認がMicrosoft環境にある場合は、既存の管理方法を活かしながら記録の受け口を整理します。
Azure AI Vision / Azure OpenAI
紙や画像で届く報告は、OCR、分類、要約、確認待ちの抽出を組み合わせて、人の確認が必要な箇所へ寄せます。
次の一歩
この業務で重くなっている場所を共有してください。
利用中の業務システム、重くなっている作業、関係者、社外連携、承認や記録の流れをもとに、作る範囲を絞ります。